Eilakaisla Design Sprint

Uusi digitaalinen liiketoiminta, Weople, sai alkunsa viiden päivän sprintistä

 

Weople - rekrytointityökalu, jota edelsi Design Sprint

”Kolmen kuukauden työ tehtiin viidessä päivässä.”

Rami Karhu, CDO

Eilakaisla toi markkinoille rekrytointityökalu Weoplen, jonka avulla rekrytointeja omatoimisesti hoitavat yritykset voivat luoda työpaikkailmoituksia aiempaa tehokkaammin.

Lähtökohtana oli tehdä työnhakijalle hakupalvelu, jonka käyttö on yhtä helppoa kuin hakemuksen lähettäminen sähköpostitse. Samalla rekrytoijalle täytyi pystyä tarjoamaan selkeästi helpompi kanava hakemusten läpikäymiseen, lajitteluun ja työnhakijoille viestimiseen.

Ensimmäisessä vaiheessa uuden palvelun piti olla laiteriippumaton, käytettävyydeltään nykyaikainen ja kilpailijoitaan houkuttelevampi.

Sprintillä tuote nopeammin markkinoille

Keväällä 2018 Eilakaisla otti yhteyttä MEOMiin uuden, digitaalisen liiketoiminnan suunnittelun startatessa. Jotkut Eilakaislan asiakkaista halusivat hoitaa ainakin osan rekrytoinneistaan itse. Monilla tähän välineenä toimi sähköposti, johon lähestyvä GDPR-asetus toi omat haasteensa.

Työ piti saada nopeasti käyntiin ja Design Sprint nähtiin tehokkaimmaksi tavaksi onnistua siinä. Ja avot, tulosta tehtiin viidessä päivässä!

”Odotuksemme Weoplen suhteen ovat todella korkealla. Kaikki mikä voi, digitalisoituu. Eilakaisla on pyrkinyt koko lähes 50-vuotisen olemassaolonsa aikana olemaan kehityksen kärjessä ja Weoplen myötä myös me olemme muuttuneet osittain teknologiayritykseksi. Uskomme, että tuotteemme on sitä, mitä niin asiakkaamme kuin muutkin käyttäjät kaipaavat.”

Rami Karhu, CDO

Sprintti päivä päivältä

Design Sprint on viisipäiväinen, intensiivinen ja tehokas työpajametodi. Kullekin päivälle on valmisteltu tarkka aikataulu ja tehtävät.

Design Sprintin etu UX-suunnittelun käynnistykseen verrattuna on sen osallistavuus. Sprinttiin osallistuu aina tiimi, jossa yrityksen kaikki osastot ovat edustettuina. Näin saamme muodostettua parhaan kokonaiskäsityksen ongelmasta ja voimme antaa välitöntä palautetta asiakkaalle. Design Sprintin suurin hyöty on metodeissa, joilla ideat viedään suoraan käytäntöön ja testataan.

— Design Sprint on intensiivinen konsepti – mutta hyvällä tavalla. Vaikka päivät olivat hektisiä ja vaativat tiimiltä paljon, jokainen osallistuja sai kokemuksen aidosta tekemisestä ja mukana olosta. Viikon aikana ideoidut ajatukset ja suunnitelmat konkretisoituivat vain muutamassa päivässä prototyypiksi, ja se oli todella palkitsevaa, Eilakaislan CDO Rami Karhu kommentoi viikkoa.

Design Sprint on 5 päiväinen työpaja

”Emme halunneet startata projektia perinteisellä vesiputousmallilla, jossa pelkkä määrittely kestää helposti monta kuukautta.  Uuden työkalun kanssa oli tärkeää tulla markkinoille nopeasti. Päädyimme Design Sprintiin, jossa vain viikossa pääsimme äänestämään suuresta määrästä makeita ideoita. Testasimme näitä prototyyppinä potentiaalisilla asiakkailla ja saimme heiltä välittömästi palautteen tuotteesta.”

Rami Karhu, CDO

Päivä 1 – kartoitus ja kohteen valinta

Eilakaislan Design Sprint alkoi tavoitteiden määrittelyllä. Nopealla harjoitteella pitkän tähtäimen tavoitteeksi hahmottui olla top-of-mind –työkalu potentiaalisten asiakasyritysten rekrytoijille.

Tärkeäksi uudistuksessa nähtiin, että se yksinkertaistaa ja nopeuttaa rekrytointia sekä tuottaa lisämyyntiä Eilakaislalle. Tavoitteiden lisäksi listasimme ylös myös tarkistuskysymykset, jotta tavoitteet ovat konkreettisia ja mitattavia.

Tavoitteiden määrittelyn jälkeen siirryimme kartoittamaan palvelun toimintaa. Jo lounaalle lähdettäessä meillä oli seinällä “mindmappia” muistuttava kartta rekrytoinnin kulusta.
Haluan kuulla lisää Design Sprintista!
Seuraavaksi vuorossa olivat asiantuntijahaastattelut. Tiimin jäsenet saivat tilaisuuden kertoa näkemyksiään eri osa-alueista ja ongelmista.

Haastattelujen jälkeen tiimi äänesti kartalle kerätyistä rekrypalvelun ongelmakohdista, ja siitä, mitkä osat palvelua koettiin tärkeimmiksi. Äänestyksen tuloksena ensisijaiseksi suunnittelukohteeksi valikoitui hakemusten käsittely. Tässä helppokäyttöisyys on asiakkaalle tärkeä palvelun valintaperuste.

Design Sprint Map
Ajatukset koottiin seinälle näkyville. Sitten vasta lounaalle.

”Voin suositella Design Sprintia lämpimästi tilanteissa, joissa suunta ja visiot ovat tiedossa, mutta tarkempaa käsitystä siitä, miltä lopullisen tuotteen tulisi näyttää tai haista tai maistua, ei vielä ole. Design Sprintin avulla pääsemme hyvin nopeasti kertomaan asiakkaalle, millainen tuote tai palvelu olisi tarjolla.”

Rami Karhu, CDO

Päivä 2 – Ideointi ja konseptointi

Toinen päivä aluksi tiimi sai etsiä 20 minuutin ajan verkosta käyttökelpoisia, hyödyllisiä ideoita ja ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää palvelun suunnittelussa. Tämän jälkeen kukin tiimin jäsen demosi 3 minuuttia löytämiään ideoita. Kaikki ideat piirrettiin paperille ja ripustettiin seinälle, jotta niihin voitiin palata myöhemmin.

Iltapäivällä suunnittelimme palvelun konsepteja. Aloitimme keräämällä muistiinpanoja. Loppuiltapäivä käytettiin oman konseptin työstämiseen esitysvalmiiksi seuraavaa aamua varten.

Design Sprintille ominaiseen tapaan ratkaisuja ei tehdä ryhmätyönä, vaan jokainen työstää rauhassa ideansa konseptiksi, ilman häiriöitä tai tarvetta kompromisseihin. Näin saamme valmiimpia ratkaisuja, eikä työ jumiudu erimielisyyksiin, turparalliin tai sen sellaiseen.

Design Sprint konseptointi
Konseptit ovat ensimmäisiä vedoksia ratkaisuista keskeisimpiin ongelmiin.

Päivä 3 – Päätös ja storyboarding

Kolmas päivä käynnistyi eilisiin tuloksiin palaamalla. Asetimme esille kaikki konseptit, ja tiimin jäsenet saivat rauhassa tutkia sovellusmalleja ja merkitä niihin vaihtoehdot, jotka kolahtivat. Sen jälkeen sovellusmallit käytiin yksitellen läpi. Konseptin kehittäjä sai puheenvuoron vasta viimeisenä – näin keskityimme itse ideoihin, emmekä siihen, kuka puhuu.

Esittelyjen jälkeen äänestimme, mitkä konseptit muutetaan mobiilisovelluksen prototyypiksi. Äänestysprosessi on tehokas ja nopea tapa ohjata päätöksentekoa ja tuoda tiimiläisten näkemykset tasapuolisesti esille, vaikka lopullinen valinta onkin päätöksentekijän tehtävä.

Iltapäivän päätteeksi piirsimme valituista konsepteista storyboardin eli prototyyppisuunnitelman.

Storyboarding
Storyboard mallintaa sovelluksen eri näkymät ja toiminnallisuuden testattavan prototyypin osalta.

Päivä 4 – Prototyyppi

Neljäntenä päivänä MEOM loi maan! Eilakaislan tiimi sai hengähtää, ja MEOMin vetreät suunnittelijanerot rakensivat storyboardin pohjalta mobiilisovellusta muistuttavan prototyypin.

Suunnittelimme prototyypin Sketch-ohjelmalla ja asensimme sen testipuhelimeen odottamaan testausta. Koska lähtökohtana oli päätelaiteriippumattomuus, haluttiin käyttäjätestauksessa varmistua että Weople toimisi myös pienellä näytöllä. Lisäksi kirjoitimme ylös tehtävät, jotka antaisimme testikäyttäjille.

Prototyyppi rakentuu piirtämällä nopeasti testattava versio eri näkymistä.

Päivä 5 – Käyttäjätestaus

Toteutimme käyttäjätestauksen ennakkoon sovittujen henkilöiden kanssa, jotka vastaisivat mahdollisimman hyvin kohdeasiakkaita. Kokosimme testikokemukset matriisiin, jossa kartoitimme sovelluksen osa-alueiden toimivuutta, mahdollisia ongelmakohtia ja yleistä kokemusta sovelluksesta.

Matriisi antoi selkeän vahvistuksen sille, että suunta on oikea. Weople tarjosi jo mobiilikokoisena prototyyppinä rekrytointiin suhteellisen vaivattoman ja miellyttävän käyttäjäkokemuksen. Muutamat ongelmakohdat tunnistettiin heti, ja ne painettiin muistiin jatkosuunnittelua varten.

Sovelluksesta luotiin päivässä klikkailtava prototyyppi mobiililaitteelle, jolloin konsepti päästiin testaamaan saman viikon perjantaina.

Mitä Design Sprintin jälkeen?

Design Sprintin avulla suunnittelimme Eilakaislalle uudistuneen rekrytointipalvelun, joka tarjoaa vaivattoman käyttäjäkokemuksen rekrytoijalle. Käyttöliittymäsuunnittelu aloitettiin välittömästi Design Sprintin jälkeen ja toteutus päästiin aloittamaan jo huhtikuussa 2018.

Valmis rekrytointipalvelu Weople on juuri sitä, mitä Eilakaisla toivoi – helppo ja hyvännäköinen.

Lue lisää Design Sprintistä täältä!

”Valitsimme MEOMin yhteistyökumppaniksemme, sillä MEOMin reagointinopeus tarjouspyyntöömme oli todella ripeä. Kysymyksiimme vastattiin nopeasti ja kattavasti. Lisäksi MEOMin kokemus Design Sprint -metodista oli vakuuttava. Sain MEOMista kaiken kaikkiaan hyvän fiiliksen!”

Rami Karhu, CDO