Office Managerilla ei ole mitään tekemistä toimiston kanssa

31.3.2021

Kirjoittaja

Enpä olisi koskaan arvannut kun tammikuussa 2020 laitoin MEOMille hakemuksen Office Managerin paikkaan, että pääsen pyörittämään meidän MEOMilaisten arkea omasta yksiöstäni käsin huhtikuusta 2020 alkaen. 

Työpaikkailmoituksessa mainitut ulkomaanmatkojen suunnittelut ja työpajojen dokumentoinnit vaihtuivat etätapahtumien suunnitteluun sekä itsenäiseen työskentelyyn. Työtä on kuitenkin riittänyt näin etänäkin reilusti: viikkoni kuluvat pääosin taloushallinnon, tuotannonsuunnittelun, ihmisten ja rekrytoinnin parissa.

Työnimikkeen puolesta voisi heti ajatella, että työni syvin olemus on itse toimisto ja siihen liittyvät asiat, mutta todellisuudessa se on ihmiset ja mitä heidän kanssaan tapahtuu. 

Kuluneet 12 kuukautta ovat olleet äärimmäisen opettavaisia niin työn kuin oman itsenikin kannalta. Työnimikkeen puolesta voisi heti ajatella, että työni syvin olemus on itse toimisto ja siihen liittyvät asiat, mutta todellisuudessa se on ihmiset ja mitä heidän kanssaan tapahtuu. Keräsin tähän blogitekstiin viisi oivallusta etänä uudessa työssä aloittamisesta ja siitä selviämisestä, jotka olen itse kokenut hyödylliseksi.

1. Työkavereihin tutustuessa ole oma-aloitteinen ja mene rohkeasti mukaan 🤗

Uuteen työporukkaan mukaan pääseminen voi olla haastavaa jo normaalisti toimistolla työskennellessä, eikä homma todellakaan ole helpottunut näin etätyöskentelyn aikana. 

Niin sanottujen “luonnollisten” kohtaamisten, kuten yhteisten kahvi- ja lounastaukojen sekä tiimipäivien puute hidastavat työkavereihin tutustumista. Tämän lisäksi tiukalla aikataululla etenevät etäpalaverit harvoin jättävät tilaa yleiseen kuulumisten vaihtoon.

Ensimmäisten viikkojen aikana pyrin rohkeasti menemään meidän Zoomissa pidettäville kahvitauoille edes vaan kuuntelemaan muiden juttuja ja sitä kautta tutustumaan ihmisiin. 

Tämän lisäksi viime kesänä koronatilanteen ollessa parempi, vein meidän Jyväskylän MEOMilaisille kasaamani juhannuskassit henkilökohtaisesti kotiovelle. Tämä on ollut yksi lempipäivistäni MEOMilla – sain ilahduttaa työkavereitani sekä pääsin näkemään suurimman osan heistä livenä. Toivottavasti joku päivä pääsen näkemään myös loput MEOMilaiset livenä!

2. Viestintää ei voi olla koskaan liikaa 💬

Omassa roolissa minulla on paljon jaettavaa tietoa, joka koskee yleensä kaikkia MEOMilaisia sekä tämän lisäksi tarvitsen muilta tietoa omien työtehtävieni suorittamiseen lähes päivittäin. 

Asioita tiedotteessa olen pyrkinyt kommunikoimaan niistä kahdessa eri paikassa ja muodossa; suullisesti meidän viikkopalaverissa sekä kirjallisesti Slackissa. Näin pyrin varmistamaan, että asiat tavoittavat mahdollisimman monet MEOMilaiset. 

On myös tärkeää tunnistaa millaisia kommunikoijia työkaverit ovat ja miten heidät saa parhaiten kiinni mikäli tarvit itse vastauksia nopeasti – joidenkin kanssa Slack toimii, toiset tykkäävät ottaa nopean Zoom-palaverin ja osa hoitaa asiat perinteisesti soittamalla. 

Tämän oppii ajan kanssa sekä tätä voi myös kysyä heiltä itseltään, että mikä on heille paras tapa hoitaa asiat.

3. Älä polta itseäsi loppuun ✋

Etätyö on tuonut työpäivien suunnitteluun ja aikatauluttamiseen ihanaa vapautta, mutta minulla se käynnisti jatkuvan suorittamisen kierteen ja yleensä puskin yhden päivän aikana töitä kahden päivän edestä ilman taukoja. 

Gradustressi yhdistettynä tähän töissä päälle jääneeseen suoritusmoodiin polttivat kynttilää molemmista päistä kunnes havahduin itse siihen, että nyt pitää himmata. 

Opettelen tälläkin hetkellä ottamaan työtä kohtaan rennomman asenteen siltä kantilta, että kaikkea ei tarvitse ehtiä tehdä heti, pidän kunnon taukoja ja etenen päivälle kalenteroitujen tehtävien mukaan, enkä lähde muuttamaan koko päivän aikataulua mikäli uutta tehtävää tulee ja sitä ei todella tarvi hoitaa saman päivän aikana.

Välillä täytyy myös osata sanoa ei mikäli oma aika ei riitä – tämä on itselle ainakin todella vaikeaa 😄

4. Erota työt muusta arjesta 🧘

Kun 27 neliötä toimii samaan aikaan kotina ja toimistona, olen kokenut äärimmäisen hyödylliseksi katkaista työpäivän joko meditoimalla tai lähtemällä ulos liikkumaan podcast tai äänikirja korvilla – näin saan käsiteltyä mielessä pyörivät työasiat ja sen jälkeen pystyn siirtymään muihin juttuihin. 

Minulla ei myöskään ole puhelimessa Slackia tai työsähköpostia sekä laitan työkoneen piiloon viikonlopuksi – näin en ajelehdi työjuttujen äärelle vapaa-ajalla. Myös mikäli jokin työasia juolahtaa mieleen, kirjoitan asian ylös ja palaan siihen seuraavana työpäivänä.

5. Ole avoin äläkä jää yksin haasteiden kanssa 💛

Ensimmäisestä työpäivästä lähtien olen kokenut, että voin jakaa omat haasteet ja myös ne ikävimmät tunteet muiden MEOMilaisten kanssa täysin avoimesti. 

Meillä on äärimmäisen välittäviä ihmisiä töissä ja olen oppinut heiltä jo tässä ajassa paljon työstä ja elämästä yleensäkin. Haluan myös ajatella, että olemalla itse avoin saatat samalla myös rohkaista jotain toista jakamaan omat haasteensa ja näin parantamaan heidän jaksamistaan. 

Mikäli näitä asioita ei halua jakaa työkavereilleen, suosittelen puhumaan niistä jollekin  – oli se sitten ystävä, kumppani tai vaikkapa lemmikki, on tärkeää ettei asioiden kanssa jää yksin.

Kiinnostaisiko tulla töihin MEOMille?

Lue lisää MEOMin meiningistä työpaikkana rekrytointi-sivultamme.