Verkkosivuston ostaminen osa 1 –Tarjouspyynnön laatiminen verkkosivujen suunnittelusta ja toteutuksesta

22.6.2021

Kimmo Louhelainen, 0414382887

Kirjoittaja

Partneri

Näin laadit tarjouspyynnön verkkosivuston suunnittelusta ja toteutuksesta

Lue koko blogisarja yhdestä oppaasta: Lataa verkkosivuston ostajan opas

Verkkosivuprojektin toteutusta käsittelevässä blogisarjassa tutustutaan ensimmäiseksi tarjouspyynnön laatimiseen verkkosivuprojektille.

1.1 Verkkosivujen tarjouspyynnön laatiminen:

On tullut aika, jota yrityksessäsi on odotettu pelonsekaisin tuntein jo pitkään – verkkosivut pitäisi päivittää vastaamaan nykyistä liiketoimintaa.

Edellisestä, monen mielestä epäonnistuneesta verkkosivuprojektista on opittu paljon. Ainakin se, että se oli raskas, kivulias ja kallis projekti. Uuden verkkosivuprojektin vastuu on pudonnut syliisi. Miten onnistut välttämään samat sudenkuopat, joihin edellisellä kerralla putositte?

Aloitetaan tarjouspyynnöstä.

Miksi panostaisin tarjouspyyntöön?

Saamme verkkosivustojen uudistamisesta viikoittain tarjouspyyntöjä, joista osa on huomattavasti muita selkeämpiä. Yksi yleisimmistä puutteista tarjouspyynnöissä on hinnan tiedustelu, kertomatta ensin mitä oikeastaan käytännössä halutaan ostaa.

Toisin sanoen, tarjouspyyntö on dokumentti siitä, mitä haluat ostaa. Verkkosivuprojekti ei ole ostokohteena yksinkertaisimmasta päästä. 

Toisin kuin autokaupassa, valmista pakettia ei voi valita vain sormea osoittamalla, vaan verkkosivut syntyvät kahden organisaation, tilaajan ja toimittajan yhteistyön tuloksena. Verkkopalvelua ei yksinkertaisesti ole olemassa ennen kuin tilaaja ja toimittaja yhdistävät tietopääomansa ja synnyttävät verkkosivut.

Laatimalla tarjouspyynnön seuraavien ohjeiden mukaisesti saat enemmän ja parempia tarjouksia, voit vertailla tarjouksia keskenään ja lisäät projektin onnistumisen edellytyksiä.

Mitä kohtia tarjouspyynnön tulee sisältää?

Jotta tarjouspyyntösi täyttää vähimmäisvaatimukset (ja saisit siten parempia ja selkeämpiä vastauksia), tulisi sen sisältää ainakin seuraavat kohdat:

1. Yleistiedot yrityksestä

Kuka olet ja mitä teet? Onko liiketoimintasi muuttumassa jotenkin? Tässä kohtaa kannattaa esiintyä sellaisena kuin olet. Liikevaihto ja työntekijämäärä ovat kyllä tärkeitä tietoja, mutta yrityksen persoonallisuus ei niiden kautta vielä välity. Kerro siis mahdollisimman rehellisesti ja selkokielisesti keitä olette, mitä teette ja kenelle.

Sitten yksi salaisuus. Parhailla toimistoilla riittää tarjouspyyntöjä, ja niihin vastaaminen on melko työlästä. Sopivan verkkosivutoimittajan on siis haluttava toimia sinun kanssasi. Sivustot tehdään aina yhteistyössä ja se, miten lähestyt toimittajia, on mahdollisesti pitkäaikaiselle kumppanille ensimmäinen viite siitä millaista kanssanne olisi työskennellä.Lähtöpiste verkkosivusto-uudistukseen

2. Lähtöpiste verkkosivustouudistukseen

Verkkosivuston toteutus voi olla valmiiden layouttien pohjalta tapahtuvaa teknistä toteutusta.  Aivan toisessa ääripäässä taas ei vielä edes tiedetä selkeästi, että mitä palveluita tarjotaan ja kenelle. 

Lähtöpisteen nettisivujen tai verkkopalvelun uudistamiseen voi kuvata monella tavalla, mutta seuraavaksi äärimmilleen yksinkertaistettu malli, jonka avulla toimittaja saa kuvaa tarpeestanne.

Todellisuudessa verkkosivu-uudistuksen eri osa-alueet menevät päällekkäin ja jokaisessa toteutuksessa tulee ottaa huomioon lähtötila, tavoitteet, tiimi, aikataulu, kilpailutilanne jne.

3. Projektin ja kumppanuuden tavoitteet – ei vain valmiita ratkaisuja

Lista verkkosivustoprojektin harkituista tavoitteista selkeyttää kokonaisuutta itsellesi ja niille, joille tarjouspyynnön lähetät. Toimittajat saavat esittää ratkaisuehdotuksensa ja referenssinsä siitä, miten he ovat päässeet vastaaviin tavoitteisiin aiempien asiakkaidensa kanssa.

Jos toiveissa on saada kumppani, joka auttaa sivuston julkaisun jälkeen saavuttamaan tavoitteet, niin tästä on myös hyvä kertoa. 

Osa verkkosivu-uudistusten toimittajista tarjoaa myös jatkokehityksen palveluita ja markkinointiapua. Jos olet valitsemassa kumppania viideksi vuodeksi ja toimittaja on toteuttamassa pelkkää projektia, niin jossain vaiheessa ratkotaan konflikteja

4. Määrittely halutuista toiminnallisuuksista

Sivustolle tulevat toiminnallisuudet kannattaa luetella saatavilla olevalla tarkkuudella. Toiminnallisuuksia voivat olla esimerkiksi:

5. Keskeisin sivulle tuleva sisältö

Kuvaile muutamalla lauseella millaista sisältöä sivuille on tarkoitus tuottaa, ketä se palvelee, kuka sisällöntuotannosta vastaa ja käytetäänkö kolmannen osapuolen palveluita (Slideshare, Youtube jne.). Tässä vaiheessa sinun kannattaa haastatella kaikkia organisaatiosi asiantuntijoita eli yrityksesi edustajia myyntitiimistä HR-johtajaan. Heillä on todennäköisesti tarpeita sisällön suhteen.

Kuvaa myös sivuston sisällön laajuus. Esimerkiksi: etusivu, 7 palvelusivua, rekry, yritys, blogi (50 artikkelia), uutiset (100 uutista). Nämä saattavat muuttua, varsinkin, jos lähdetään liikkeelle konseptoinnista. Paras valistunut arvaus tässä vaiheessa auttaa. 

6. Kuka vastaa & keitä yrityksestä osallistuu kehittämiseen

Liian monta kokkia asiakkaan päässä on varma keino viivästyttää projektin valmistumista. Ohjelmistokehityksen puolelta tuttu “product owner” -käytäntö toimii myös verkkosivuprojektissa. Valitkaa siis yrityksestä 1-2 henkilöä, jotka toimivat kasvoina verkkosivutoimittajan suuntaan.

7. Aikataulu

Sopivan kireästä aikataulusta, yleensä 5-10 viikkoa, on hyötyä sekä sinulle että toteuttavalle toimistolle. Jos kokonaisuus on laaja, kannattaa se pilkkoa pienempiin vaiheisiin.

8. Toimiston prosessi

Verkkosivujen ostajana sinun tehtäväsi on pyytää toimistoa kuvailemaan heidän prosessinsa verkkosivun kehittämiselle jo tarjousvaiheessa. Tämä on tärkeää, jotta saat tarvittavat varaukset myös omalta organisaatiolta.

9. Teknologiavaatimukset ja rajoitukset

Vastuu teknologiavalinnoista kannattaa yleensä jättää toimittajalle. Jos kuitenkin olet aivan varma siitä, että joku käytössäsi oleva teknologia rajoittaa verkkosivun toteuttamista, kerro siitä tässä. Esimerkiksi, jos verkkosivuprojekti sisältää integroinnin toiseen järjestelmään (esim. varausjärjestelmä, Hubspot jne.), kannattaa asia ilmaista selkeästi.

Julkaisujärjestelmien painotuksissa on tapahtunut viime vuosina isoja muutoksia, kun Drupal/Joomla/Episerver -toteutuksista on siirrytty yhä enemmän WordPress/HubSpot -sivustoihin. Myös no-code -ratkaisut, kuten Squarespace/Wix/Readymag ovat yhä edistyneempiä.

10. Vaadittavat ylläpito- ja tukipalvelut sekä jatkokehitys

Jos kyseessä on liiketoimintakriittinen palvelu (liiketoimintasi ei pyöri ilman sivustoa), tulee sinun kertoa vaadittava ylläpidon ja tukipalveluiden taso. Jatkokehityksen osalta kannattaa kertoa, aiotteko kehittää sivustoa jatkossa aktiivisesti eteenpäin, vai pärjäättekö esimerkiksi muutamalla viilauksella vuodessa.

11. Keneltä pyytää lisätietoja

Valitse tähän tehtävään henkilö, jolla on
1) aikaa vastata toimittajaehdokkaiden kysymyksiin 2) kokonaiskuva siitä, mitä ollaan hankkimassa.

12. Referenssipyyntö

Pyydä toimittajalta vähintään 3 kpl referenssejä omaa toimeksiantoasi vastaavista toteutuksista.

13. Mitä markkinointi- ja brändimateriaaleja on käytettävissä

Ilmoita tarjouspyynnössä, mitä seuraavista dokumenteista ja artikkeleista sinulla on valmiina, ja mitä toimittajan pitää pystyä viilaamaan tai tuottamaan.

14. Hinnoittelu

Jotta voit vertailla toimittajaehdokkaiden hintoja, pitää tarjouksissa olla erittely siitä, mistä kokonaishinta koostuu. Pyydä kiinteät hinnat ja/tai tuntihinnat ainakin seuraaville osa-alueille.

Joskus toimistot ilmoittavat vain arvion työmäärästä ja oman tuntihintansa. Se, että toimisto ei suostu antamaan tarkkaa kiinteää hintaa laajalle kokonaisuudelle, vaan ehdottaa projektin pilkkomista osiin, on monesti hyvä merkki. 

15. Kriteerit valinnalle

Lopullinen päätös toimittajasta tehdään usein tunteella, johon vaikuttaa tarjouksen lisäksi paljolti myös yhteistyön sujuvuus. Kriteerit toimittajille tulisi kuitenkin pystyä ilmaisemaan ainakin yleisellä tasolla.

Painoarvot toimittajan valinnassa voisivat olla esimerkiksi seuraavat:

16. Budjetti

Ilmoittamalla projektille hintahaarukan tai kattohinnan, helpotat toimistojen arviointia siitä, oletteko heidän kohderyhmäänsä, vai selkeästi liian pieni tai suuri pala purtavaksi.

Välitä tarjouspyyntö sopiville ehdokkaille

Suomessa on arviolta tuhatkunta yritystä, joiden toimintaan kuuluu jollain tasolla verkkosivujen ja verkkopalveluiden kehittäminen. Oikean toimijan löytäminen akselilta digitoimisto – viestintätoimisto – mainostoimisto –bränditoimisto on haastavaa. 

Erityisen haastavaksi oikean toimijan löytämisen tekee se, että “oikea toimija” riippuu siitä kuka olet, mitkä ovat tavoitteesi ja millaisella budjetilla olet liikkeellä. 

Yhteistyö lopullisen kumppanin kanssa alkaa jo tarjouspyyntövaiheessa. Potentiaalisia ehdokkaita haravoidessasi ota huomioon ainakin seuraavat asiat:

Sitten ei muuta kuin tarjouspyynnöt askiin ja soittoa perään. 

Suosittelemme jo tässä vaiheessa Excelin avaamista. Tarjousten rinnakkainen vertailu onnistuu kivasti, kun luot verkkosivuprojektista pisteytystaulukon, johon keräät tarjouspyynnöstä keskeisimmät vastaukset.

Hyviä kysymyksiä toimittajalle on listattu alla:

Toivottavasti postauksesta oli sinulle apua. Seuraavassa blogisarjan osassa käsitellään tarjousten vertailua.

Blogisarjan muut osat:

Alkusanat: Blogisarja verkkosivuston ostamista suunnitteleville

Osa 1: Tarjouspyyntö verkkosivuston suunnittelusta ja toteutuksesta

Osa 2: Verkkosivuprojektin tarjousten vertailu ja toimittajan valinta

Osa 3: Verkkosivujen design, konseptisuunnittelu ja käyttöliittymäsuunnittelu

Osa 4: Verkkosivujen sisällöntuotanto

Osa 5: Verkkosivujen tekninen kehitys ja testaaminen

Osa 6:  Verkkosivujen julkaisu

Lataa verkkosivuston ostajan opas

Blogisarjan osat on koottu oppaaseen, joka auttaa selkeyttämään verkkosivustoprojektin eri vaihteita ostajan näkökulmasta. Tilaa opas alla olevasta linkistä suoraan sähköpostiisi ja onnistu verkkosivujen hankinnassa.

Vältä verkkosivustoprojektin yleisimmät sudenkuopat